As viagens realizadas por colaboradores podem ajudar as empresas em diversos aspectos, como na aproximação de clientes e prospects. Mas, ao mesmo tempo em que elas ajudam, também podem gerar dor de cabeça se não forem gerenciadas com cuidado. Aqui no blog, nós já falamos sobre como garantir o bom aproveitamento das viagens a negócios e, agora, vamos abordar a criação de uma política de viagens corporativas.
Esse documento serve para nortear a gestão das viagens realizadas por funcionários, criando diretrizes para os deslocamentos. É essa política que vai detalhar situações e ações específicas, como o orçamento destinado às viagens, valores de diárias e tipo de hospedagem e de transporte. Um dos principais objetivos, além de garantir segurança e conforto, é evitar gastos desnecessários e reduzir despesas.
Colocando a política de viagens corporativas em prática
Bom, já deu para perceber a importância de um documento como esse, não é verdade? Mas não adianta ficar somente no papel e não colocá-lo em prática de maneira eficiente, disciplinada e segura. É por isso que vamos dar algumas dicas sobre como cumprir essas diretrizes. Confira!
1 – Documente a política de viagens
A política de viagens corporativas, para ser realmente efetiva, precisa ser devidamente registrada, ou seja, documentada de forma que todos os colaboradores tenham acesso a ela. E isso não deve ser feito por meio de um documento com letras miúdas, extenso e cansativo, que ninguém vai ler.
Se você quer estimular seus colaboradores a seguirem essas regras, utilize um formato que facilite a compreensão. Claro que é necessário criar um documento oficial, mas é seu papel criar outros meios de visualização das diretrizes. Materiais com apelo gráfico e didáticos podem funcionar muito bem. Além disso, um portal intuitivo também é uma alternativa.
2 – Oriente os colaboradores
A segunda dica que apresentamos está diretamente ligada a quem realiza esses deslocamentos e viaja pelo país e pelo mundo representando a empresa. Em primeiro lugar, você precisa introduzir essas regras na cultura da organização, fazendo com que se torne uma rotina cumprir com todas as exigências.
Depois, é necessário oferecer capacitação para seus colaboradores. Além de agilizar os processos, esclarecendo dúvidas, os treinamentos também diminuem consideravelmente as chances de erros nesse processo. E todos sabemos o quanto esses deslizes causam dor de cabeça.
Os treinamentos precisam envolver tanto os funcionários que realizam os deslocamentos quanto o pessoal do setor financeiro. Afinal, uns reportam as informações e os outros consolidam os dados, fazem o fechamento e toda a parte burocrática de prestação de contas das viagens corporativas.
3 – Fique atento à política de reembolso
O reembolso é uma parte extremamente delicada quanto o assunto é a política de viagens corporativas. Isso porque sua empresa não pode correr o risco de fazer seus funcionários tomarem prejuízos por conta de um compromisso de negócios. Ao mesmo tempo, você também não pode ser prejudicado por lançamentos feitos de forma incorreta, por exemplo.
Então, é importante destacar a máxima atenção às definições de reembolso. Quem for viajar precisa saber tudo o que é ou não passível de retorno, assim como não esquecer de pegar notas fiscais, por exemplo. Pode parecer simples, mas é necessário um trabalho intenso para fixar essas diretrizes.
4 – Cuide com a imagem da empresa
Os funcionários são representantes da sua empresa nas viagens. Por isso, é natural que você crie normas e regras de comportamento para eles nesses compromissos. E aqui também existe um ponto de atenção, uma vez que a adoção dessa prática pode gerar alguma resistência.
Portanto, é preciso ter cuidado para incentivar o cumprimento das regras e cobrar possíveis deslizes. É a sua marca que está circulando e alcançando os mais diferentes lugares do país e do mundo. Assim, ter o máximo de atenção é o que você pode fazer de melhor.
5 – Incentive o controle do orçamento
A política de viagens corporativas também deve estabelecer que as viagens devem ter orçamentos claros e otimizados. Mas, para que isso funcione, os colaboradores precisam respeitar os limites impostos. Então, incentive sempre o controle orçamentário das viagens, deixando delimitados os valores e trabalhando a importância de cumprir com o que está acordado.
Aliás, as viagens corporativas também devem constar no planejamento orçamentário. Conheça melhor esse instrumento de gestão em nosso Guia do planejamento orçamentário! Com o material, você vai entender a importância de planejar e acompanhar o orçamento da empresa e como fazer isso em seu negócio. Faça o download gratuito do material agora mesmo, basta clicar na imagem abaixo:
Contando com o apoio da tecnologia
Bom, agora, imagine poder fazer tudo isso com o apoio da tecnologia. Seria muito mais fácil, não é mesmo? Realizar os reembolsos, por exemplo, é uma tarefa que passaria a ser automatizada. E a boa notícia é que existem soluções específicas que podem cumprir muito bem esse papel na sua empresa.
O Grupo Star Info, por exemplo, oferece um sistema de gestão de viagens que proporciona uma gestão total dos recursos investidos em viagens de negócios, funcionalidade essencial para os gestores que buscam um maior aproveitamento do orçamento. Tratando de todo o processo de viagens de ponta a ponta, o sistema garante controle sobre todos os gastos ao indicar as melhores tarifas, parametrizar políticas de viagens corporativas e despesas, administrar adiantamentos e reembolsos e, ainda, integrar tudo ao seu ERP.
São benefícios e tanto, não é verdade? Para saber mais, entre em contato com a nossa equipe e conheça essa solução! Estamos à disposição para tirar todas as suas dúvidas.
Esperamos que este artigo possa ajudar a sua empresa a colocar em prática uma política de viagens corporativas eficiente! Se o seu empreendimento já conta com um documento como esse, comente conosco sobre suas experiências. Se não, compartilhe esse material com sua equipe e comece a planejar!